¿Qué son las metodologías ágiles?

Las metodologías ágiles juegan un papel primordial en la transformación digital. La gestión de procesos y equipos reviste de gran complejidad para cualquier entidad. No se trata sólo de recursos. Se requiere conocimiento, buen criterio y tiempo para implementar algo tan importante como la optimización del tiempo, la coordinación del equipo y la asignación de tareas. Las metodologías ágiles, en contraposición a las tradicionales, suponen evidentes beneficios en este aspecto ya que se caracterizan por la rapidez de respuesta ante los cambios, la intervención del cliente en el todo el proceso, la entrega del producto a intervalos y la eliminación de tareas innecesarias.

Entre las metodologías ágiles existentes, Izfe ha apostado por las metodología Scrum, como método básico para la gestión de proyectos de desarrollo ágiles, y Kanban, que sirve para gestionar de manera general cómo se van completando las tareas.

¿Cómo funciona la metodología Scrum?

Scrum es una metodología de gestión y desarrollo ágil de proyectos, definida en 1986 por los japonenes Takeuchi y Nonaka como consecuencia de sus estudios sobre las prácticas de empresas con buenos resultados de rapidez y flexibilidad.

La metodología Scrum está orientada a la obtención de resultados, a pesar de que el entorno sea cambiante y/o los requisitos estén sujetos a cambios o no estén muy bien definidos. Está basada en entregas parciales y regulares condicionadas por la prioridad marcada por el cliente.

La metodología se divide en dos grandes etapas:

• El primer periodo (Sprint 0), donde básicamente se elabora el ProductBacklog o Pila de Producto. Es un documento que recoge el conjunto de tareas, los requerimientos y las funcionalidades requeridas por el proyecto.
• Estos requisitos los dividimos en entregas parciales o fases (Sprints), en función de la prioridad o el valor que se le dé a cada uno de los requisitos por parte del cliente. Cada una de estas fases (Sprints) tiene definida una fecha de comienzo y una fecha de fin y suelen tener una duración entre 2 y 4 semanas. El objetivo es entregar algo que funcione y vaya evolucionando conforme el usuario vaya probando, de modo que se puedan introducir los cambios necesarios, antes de que sea demasiado tarde.

El Sprint Backlog es el documento que recoge las tareas a entregar a la finalización del Sprint, junto con las horas de trabajo que van a suponer, quién las realiza y el coste. Todas las acciones que realicemos han de tener un control. Generaremos un Burn Down Chart donde marcamos el estado y la evolución, indicando las tareas y requerimientos pendientes de ser tratados a lo largo del tiempo. De una forma intuitiva veremos si todo transcurre según lo previsto o existe alguna desviación de acuerdo a la fecha de entrega.

Se realizan diferentes reuniones:

• Una breve reunión diaria, o Daily Scrum, en la que se explica el progreso, se describe el trabajo que afrontaremos y se comentan los impedimentos.
• Una sesión de planificación en la que se definen los elementos del backlog que entrarán en el sprint.
• Una sesión en la que se demuestra el incremento de funcionalidad desarrollado en el sprint.
• Una sesión de retrospectiva, en la que todos los miembros del equipo reflexionan sobre el anterior sprint.

¿Cómo funciona la metodología Kanban?

Kanban nació en la década de los 50, como un sistema de gestión de los flujos de materiales en las cadenas de montaje de Toyota, en Japón. Pronto se extendió a otras industrias manufactureras y en estos últimos años se está aplicando como un método ágil en TI.

Kanban se basa en una serie de principios que la diferencian del resto de metodologías ágiles: calidad garantizada, reducción del desperdicio, mejora continua y flexibilidad.

La metodología Kanban tiene en cuenta varios aspectos:

• La visualización del flujo de trabajo y para ello el instrumento es el tablero Kanban. El tablero tiene la función de visualizar fácilmente cómo estamos en un proyecto, en varios o en un equipo. Se muestran en columnas los diferentes estados del flujo de trabajo, hasta el cliente. Y se sitúan en esas columnas unas tarjetas, etiquetas o postit con las tareas, que van pasando por las fases del flujo según se van ejecutando. Existe una cola de tareas pendientes que alguien prioriza y van pasando según se van ejecutando por diferentes estados (tareas pendientes, gestión de requisitos, análisis, desarrollo, testing, implementación…).
• La limitación del trabajo en curso (WIP, work in progress). Se trata de definir cuántas tareas (tarjetas) se permiten en cada fase del tablero. La visualización del tablero permite detectar situaciones problemáticas como cuellos de botella, cargas de trabajo desequilibradas, etc., y actuar para corregir esas situaciones.
• Establecer políticas de calidad explícitas que determinen qué condiciones deben cumplir las tareas para que cambien de estado.
• Medir y gestionar el flujo de trabajo. Se miden aspectos como el WIP, el tiempo de entrega, la calidad desde el punto de vista del cliente, los riesgos, la fecha de entrega real frente a la prevista, etc. Se pueden elaborar multitud de gráficas que hay que analizar, preferiblemente en equipo.
• Realizar ciclos de retroalimentación que consiste en realizar el seguimiento mensual sobre un tablero multiproyecto. Aquí también se elaboran gráficas interesantes para su análisis.
• Mejora continua. Se trata de ir paso a paso acercándonos a la “visión”, mediante un plan de objetivos cercanos y la elaboración y gestión de acciones correctoras y preventivas.